בואו נתאם ציפיות

נעים להכיר,

חן קרופניק, מנהלת יחסי ציבור ותקשורת שיווקית ועובדת הפוך.

מה הכוונה הפוך? כשהבנתי שבתחום יחסי הציבור אי אפשר להתחייב ללקוח על תוצאות הבנתי שאני סוג של צריכה למכור "חתול בשק". כלומר- תחתמו איתי לפי ההצעה- ואני אנסה להשיג את מה שהבטחתי.

אז זהו, שזה לא ממש עובד ככה. לא אתכם ובטח שלא איתי.

אז החלטתי שאני עובדת הפוך! אני קודם כל שואלת שאלות ובודקת את מי שמולי- איפה הוא משווק מקדם ומפרסם ולאן הוא רוצה להגיע ואז אני בודקת מה אני יכולה להציע. מה אני יכולה להבטיח מבחינת כמות פוסטים, כתבות, פניות ועוד. איפה אני כן יכולה להתחייב ואיפה אני יכולה לנסות.

התוכנית שלי היא ללא התחייבות וללא עלות כי אני מתחייבת על הביצוע!

לפעמים אנשים מקבלים ממני את התוכנית והיא עשתה להם סדר בראש והם אומרים לי יפה שלום ותודה ולוקחים אותה הלאה- וזה בסדר! כי, כמו שאמרתי ואני עומדת מאחורי זה- אני מתחייבת על הביצוע.

הדרך שבחרתי לעבוד- הפוך הכוונה- עובדת לי כבר 5 שנים כך שאני לא מתלוננת....

 אבל מספיק לדבר עליי ועל השיטה שלי, אני פה הפעם לסייע לכם לבחור את איש או אשת המקצוע המתאימים ביותר עבורכם. זו יכולה להיות אני או מישהי אחרת, העיקר שתבחרו את מי שאתם בוטחים בו סומכים עליו- ושיכול לבצע את העבודה. אז איך בוחרים?

כמו בדייט עם בחור, כימיה ואנרגיות טובות לא מספיקות 😊 וצריך תכלס לעבוד ביחד ולהשיג תוצאות. ולכן השלב הראשון הוא תיאום ציפיות!

מה אתם מצפים מאשת המקצוע? רדו לרזולוציות הכי קטנות שתוכלו כדי לא להיות מופתעים.

אם אתם רוצים לקדם תוכן מקצועי אלו שאלות שאתם צריכים לשאול לדוגמא:

1.      כמה אייטמים בחודש ואיפה?

2.      כמה כתבות בחודש ואיפה?

3.      מי כותב את הכתבות? עד מתי יש לספק את החומר המקצועי? מי חתום עליהן והאם הפרסום הוא מיידי? האם יש לינק בכל כתבה?

חלק מתיאום הציפיות הוא החלטה על יעדים:

חשוב מאוד להחליט מהם היעדים הברורים מבחינת מספר לקוחות, מספר כתבות, מספר חשיפות וניהול ערוצי השיווק. אם היעד הוא X לקוחות בחודש יש לרכז את המאמצים לכך. אם היעד הוא כמה שיותר חשיפה יש להתאים את תכנית בהתאם.

כמות הפרסומים לא תמיד תלויה באיש המקצוע הרי יש גם כתבים ועורכים מולו ומעליו-ולכן תיאום הציפיות והיעדים צריכים להיות ריאליים- כמה כתבות תכתבו ביחד במשך חודש ולאו דווקא כמה תתפרסמנה. כמה פוסטים תעלו ולא כמה חשיפה תהיה לפוסט- כך תוכלו למדוד את העבודה ואת ההתנהלות.

עכשיו הגיב שלב הכנת התכנית.

צריכה להיות תכנית שבועית, חודשית ורבעונית- לכל אחד מהזמנים האלה צריכים להיות יעדים ברורים וחלוקת משימות ברורות.

בתור לקוחות אתם צריכים לדאוג לקבל עדכון פעם בשבוע או חודש בכדי לדעת איפה הכל עומד ועל מה אתם בעצם משלמים. יכול להיות שאיש המקצוע שלכם טס לירח וחזרה בשבילכם אבל אם לא עדכן אתכם- מבחינתכם לא עשה דבר. לכן החליטו מתי תעודכנו בכל דבר אבל במקביל זכרו:

1. דברים לוקחים זמן. זמן הטמעת מוצר או שירות חדש לידיעת הציבור והכנסת אייטמים וכתבות תלויה לא רק בכם ובמי שבחרתם לעבור איתו, אלא גם בגורמים נוספים כמו אתרים, עורכים, חגים ועוד בלת”מים. לכן חשוב להתאזר בסבלנות ולקחת בחשבון שלעיתים שלושה חודשים הם המינימום להתנעת תהליך ודברים יכולים להתחיל לזוז רק לאחר מכן.
2. אתם צריכים לבצע את המשימות שלכם- במידה וקיבלתם משימה או אתם צריכים להעביר מידע או חומר מקצועי עשו זאת בזמן הנקוב על מנת שיהיה ניתן להתקדם ולא יעוכב התהליך.
3.  חובת הבדיקה היא שלכם קיבלתם דיווח? עברו עליו באותו הרגע. שאלו את כל השאלות, היו עם אצבע על הדופק במהלך כל התהליך וכך לא תהיו מופתעים לאחר חודש או יותר.
4. אל תעבירו את כל האחריות- מנהלים לכם את דף הפייסבוק? למדו את כללי הפייסבוק, אשרו בעצמיכם את הפוסטים, למדו תוך כדי ונהלו ביחד את העמוד על מנת שתדעו לעשות זאת גם אם תחליפו או תפסיקו את הפעילות עם מי שמנהל לכם את הדף.
5. העבירו מידע נכון ומעודכן- מול התקשורת עובדים עם קומוניקט- דף המרכז את כל המידע החשוב עליכם ועל השירות או המוצר שלכם שהוא כרטיס הביקור שלכם בפנייה ללקוחות פוטנציאליים ולתקשורת. עברו עליו אשרו אותו ודאגו שכל החומר הרלוונטי נמצא בו על מנת שלא ייוצר מצב שפורסמו נתונים לא נכונים-לא תמיד יהיה ניתן לתקן או להוריד פרסום.

כפי שציינתי בהתחלה, ביחסי ציבור קשה להתחייב, אם בכלל, על תוצאות. ובכל זאת, יש כימיה טובה ורצון טוב לעזור אבל משהו לא עובד... איך תדעו מתי התהליך לא רלוונטי עבורכם ושכדאי להפסיק ולחפש אפיק אחר או איש מקצוע אחר?

·         במידה ואתם מרגישים שאין התקדמות אחרי שלושה חודשים בכלל, או שבמהלך שלושת החודשים הללו לא עמדתם אפילו ביעד אחד-צריך לעשות שיחת תיאום ציפיות מחדש. אל תחכו לתום החודש או שלושת החודשים ובדקו את התהליך כל שבוע על מנת ליעל אותו כל הזמן.

·         אם אינכם מקבלים דיווח קבוע או מענה לפניות שלכם הרי שאתם לא מקבלים שירות.

תיאום ציפיות הוא השלב הראשון והחשוב ביותר ביחסי ציבור. לעיתים מצב ללא פניות או מכירות הינו מצב מתסכל אך תזכרו על מה חתמתם, מה התחייבו לעשות עבורכם ומה היה בשיחת תיאום הציפיות ובדקו אם אכן אשת יחסי הציבור עמדה בציפיות. אם לא הוגדלו המכירות אין זה אומר שהעבודה לא נעשתה. אך אם אין עמידה ביעדים או לפחות בחלקם לאחר כחצי שנה של עבודה רצופה- הרי שתהליך זה של יחסי ציבור או אשת יחסי הציבור שבחרתם בה לא מתאימה לכם.

הרבה אנשים מגיעים אליי לפגישה אחרי שכבר נואשו מאנשי מקצוע אחרים ומשיטות כאלה ואחרות ולרוב אני מגלה שהם פשוט פספסו את תיאום הציפיות וחבל!

אם בא לכם לנסות אותי, מוזמנים לקפה ושיחת הכרות ותכנית ללא עלות וללא התחייבות.

חן קרופניק-הבית להתפתחות

יחסי ציבור ותקשורת שיווקית. 

מצאו אותי בפייסבוק

עקבו אחרי באינסגטרם

.